L’association

logo_mada_trans Les fondateurs de l’Association
  • Rakotomalala Andry
  • Armaing Florence
  • Damay Bénédicte
  • Randrianarisoa Bien-Aimée « Tiana »

Composition du Conseil d’Administration

  • Aho-Nienne Christian
  • Blard Jean-Luc
  • Payet Jimmy
  • Randrianarisoa Bien-Aimée, Tiana
  • Aho-Nienne Marie Andrée
  • Aaron Nadège
  • Payet Audrey
  • Annick Seychelles

Composition du bureau de l’association Mada-OI 2015

  • Président : Aho-Nienne Christian
  • Vice Présidente : Randrianarisoa Bien-Aimée
  • Secrétaire : Aho-Nienne Marie Andrée
  • Trésorière : Payet Audrey
  • Trésorière adjointe: Payet Jimmy

Groupe artistique MEVA

Section danse :Cathy, Julia, Oly.

Règlement intérieur

Article 1 : Membre et cotisation

Le montant des cotisations fixé par le Comité de Gestion est de 20 € par personne et par an. Tout membre de l’association doit s’acquitter de cette cotisation de préférence pendant le premier trimestre de l’année en cours.

Article 2 : Assemblée générale

L’Assemblée générale comprend tous les membres de l’association à jour dans sa cotisation. Chaque membre peut s’y faire représenter par un autre membre muni d’un pouvoir écrit. Le membre mandaté ne peut disposer de plus de 2 (deux) procurations. Les personnes à jour dans leur cotisation participent au vote.

L’ordre du jour est rédigé par le Président de l’association à partir des desiderata émis par le Comité de Gestion et inclut les questions posées par les membres.

Le Président convoque tous les membres, dont les coordonnées sont connues en respectant un délai minimum de 15 jours entre l’envoi de la lettre de convocation (courrier postal et/ou électronique) et la date retenue. Sont joints à cette convocation, les textes, les documents et dossiers permettant aux personnes convoquées de prendre connaissance des points sur lesquels porteront les débats.

A l’ouverture de l’Assemblée générale, chaque membre cotisant inscrit son nom et éventuellement celui du mandant qu’il représente sur une liste d’émargement préalablement établie. Seuls les membres cotisant à l’année n-1 peuvent voter mais les membres s’acquittant le jour même de l’Assemblée générale participent tout naturellement aux délibérations.

L’Assemblée élit un président de séance et deux assesseurs parmi les membres présents.

L’Assemblée générale entend les rapports sur la gestion du Comité de Gestion et sur la situation financière et morale de l’association et pourvoit, s’il y a lieu, au renouvellement et/ou renforcement des membres du Comité de Gestion.

Toutes les délibérations de l’Assemblée générale sont prises à main levée à la majorité absolue des membres présents et représentés. Le scrutin secret peut être demandé soit par le comité, soit par le quart des membres présents et représentés.

Les procès verbaux des délibérations de l’Assemblée sont transcrits par un assesseur et revêtus des signatures du Président de séance et des assesseurs. Y sont joints les listes d’émargement et les pouvoirs fournis.

Le procès-verbal est adressé, par courrier postal et électronique, à tous les membres de l’Association présents et représentés lors de l’Assemblée dans le mois qui suit l’Assemblée. Celui-ci est par ailleurs consultable sur le site MADA OI après approbation finale du président.

Article 3 : Composition et renouvellement des membres du Comité de Gestion.

Le Comité de Gestion est composé des membres du Bureau volontaires et des Responsables de Commission. L’Assemblée générale peut désigner un membre pour compléter le comité.

Le Président élu procède à l’organisation du comité avec les autres représentants volontaires.

Article 4 : Réunions du Comité de Gestion : convocation et ordre du jour

Les convocations établies par le Président mentionnent la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour de la réunion du comité.

Les convocations doivent être adressées, sauf urgence, dans un délai suffisant pour permettre aux participants de prendre leurs dispositions et de se documenter sur les questions qui seront évoquées.

L’ordre du jour comporte les sujets que le Comité de Gestion souhaite voir évoqués et les questions transmises par les membres.

Pour le bon déroulement de la réunion, il convient de :

  • programmer la durée de la réunion et l’heure de la pause
  • respecter l’ordre des demandes de prise de parole

A l’issue de la réunion, le Comité de Gestion fixe la date de la réunion suivante.

La participation à l’accueil d’une réunion n’est pas une démarche obligatoire. La contribution est laissée à la libre appréciation de chacun et peut se faire sous forme de gâteaux, de boissons etc…

Article 5 : Comité de Gestion : absence et démission

Le membre du Comité de Gestion absent à une réunion prend soin d’informer préalablement le Bureau de son absence par lettre, mail ou téléphone, il peut mentionner le nom du mandataire de son choix au sein du Comité de Gestion.

Trois absences successives sans justificatif sont implicitement considérées comme une démission.

Tout membre du Comité de Gestion démissionnaire doit le faire en bonne et due forme par lettre adressée au Bureau.

En cas de vacance de poste, le Comité pourvoit provisoirement au remplacement en désignant un membre volontaire pour compléter le comité. Son remplacement définitif intervient à la prochaine Assemblée Générale.

Une décision collective du Comité peut être prise exceptionnellement, à l’initiative du président, en utilisant tous les moyens de communication (téléphone, courrier électronique et autres). Un procès-verbal sera établi selon les mêmes règles que pour une réunion classique.

Article 6 : Les délibérations du Comité de Gestion

Lors d’une réunion du Comité de Gestion, le nombre de mandats pour que ce comité puisse délibérer valablement est fixé à 4 (quatre) représentants. Tous doivent être à jour de leurs cotisations.

Seul le Comité de Gestion a le pouvoir de décision. La prise de décision peut se faire par vote électronique des membres du Comité. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.

Article 7 : Procès verbal (réunions du Comité de Gestion)

Les procès verbaux des délibérations du Comité de Gestion sont transcrits par le(s) secrétaire (s) et signés par ce dernier ainsi que par le président.

Ils rappellent l’essentiel des discussions et des résolutions. Ils doivent être exacts et complets.

Après avoir repris les mentions figurant sur la convocation, le procès verbal énumère les noms des membres du comité présents, ceux des membres du comité qui se sont excusés, ainsi que les noms des autres membres de l’association présents. Il précise notamment si le quorum est atteint.

Le procès verbal présente ensuite les points abordés dans l’ordre chronologique du déroulement de la réunion comme suit :

  • approbation du procès verbal de la réunion précédente (dès approbation, ce PV peut être consulté sur le site MADA OI après accord du président).
  • examen de la situation financière de l’Association.
  • questions diverses.

« L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ….heures ». « La prochaine réunion aura lieu le …. (date) à ….heures, au domicile de … » Le Comité de Gestion se réunit (ponctuellement une fois par trimestre et à la demande).

Le procès verbal reprend, pour chaque problème abordé, les décisions prises, les propositions faites et les problèmes en suspens.

Le procès verbal note les décisions prises à l’unanimité ou dans le cas contraire, le nombre des voix « pour », des voix « contre » et le nombre d’abstentions. Si le vote a lieu au scrutin secret, le procès verbal le précise et indique le nombre de votants, le nombre de suffrages exprimés, le nombre de bulletins nuls.

Le registre des procès verbaux doit être disponible dans le mois qui suit pour consultation à toutes les réunions.

Article 8 : Les commissions

Article 8.1 : les membres

Les commissions créées au sein de l’association sont :

  • la commission sociale
  • la commission  culturelle
  • la commission économique
  • la commission communication
  • la commission logistique
  • la commission humanitaire

Chaque commission a un responsable. Le responsable représente sa commission au sein du Comité de Gestion.

Les commissions sont ouvertes à tout membre, sans exclusivité. Toutefois, une inscription sur une liste de la commission de son choix est requise pour valider l’engagement du membre.

Dans les réunions des commissions, il convient de rappeler que 3 (trois) absences successives sans justificatif d’un membre de la commission sont implicitement considérées comme une démission.

Tout membre d’une commission démissionnaire doit en informer rapidement le responsable de la commission et présenter sa démission par lettre adressée au bureau.

Article 8.2: Les rôles des commissions

8.2.1. Commission sociale
La commission sociale a plus particulièrement en charge la solidarité et l’entraide entre les membres de MADA OI. Elle assure la gestion des événements familiaux. En cas de naissance, de mariage, de maladie grave ou de décès d’un membre, une participation financière est prévue par une quête, un cadeau, une  visite ou une marque de sympathie (carte de vœux, de félicitations ou de condoléances envoyée par courrier électronique ou par voie postale.)

            8.2.2. Commission culturelle

La commission culturelle est en charge de la promotion de MADA OI. Elle fédère ses membres par le biais de diverses manifestations et rencontres (réunions festives, bal, concerts, rencontres sportives, artistiques…) dont elle gère l’organisation.

            8.2.3. Commission économique

La commission économique est chargée de la recherche de fonds pour le fonctionnement de MADA OI, soit par l’organisation de manifestations, soit par la recherche de dons, d’avantages ou tout autre moyen permettant de renflouer la caisse de MADA OI ou de soulager financièrement ses membres. La commission économique recherche les informations tarifaires et procède aux comparaisons des prix lors des dépenses. Il convient de préciser que tout projet  nécessite au préalable, une étude de faisabilité au sein des commissions. Avant de pouvoir être mis en œuvre, le projet est soumis à l’approbation du Comité de Gestion.

     8.2.4. Commission communication

La commission communication est en étroite collaboration avec la commission technique pour la mise à jour et l’entretien du site MADA OI. Cette commission est chargée de :
  • diffuser sur le site MADA OI les procès verbaux et les comptes rendus des réunions du Comité et les informations générales de MADA OI (annonces des fêtes et événements festifs).
  • communiquer avec le groupe PAMA à Madagascar les informations essentielles concernant MADA OI : actions, différentes annonces…
  • transmettre aux responsables des commissions concernées les informations et les messages arrivés.
  • adresser par publipostage (surtout à ceux qui n’ont pas d’email), les appels à cotisation, les convocations aux assemblées générales, les grandes manifestations… et les informations très importantes (celles qui engagent MADA OI, sa politique,…).
  • diffuser aux membres du comité exclusivement, les messages relatifs aux discussions et/ou les résolutions des problèmes relatifs à l’organisation de MADA OI.
  • répondre aux messages non personnalisés.
La commission communication veille à la confidentialité des renseignements sensibles

8.2.5. Commission logistique

La commission logistique est en charge de toute la partie logistique lors des évènements :
  • sonorisation
  • disposition des tables et des chaises
  • locations des couverts
  • recherche de salle
  • équipe de manutention pour les rangements
  • recensement des matériels
  • inventaires des dons…
  • inventaire des biens de MADA OI à la REUNION et à MADAGASCAR
  • cette commission est en charge des imprévus, de la sécurité lors des évènements et de l’équipe protocolaire.

 8.2.6. Commission humanitaire

  • Elle s’occupe entre autres de l’adhésion et du parrainage :
  • mise à jour des fichiers
  • suivi des paiements
  • gestion des formulaires de prélèvement
  • favoriser le lien parrain filleul et s’assurer de la correspondance.

Article 9: Rôle et obligations des membres du Bureau

Concernant le Président :

  • il coordonne les actions des membres du comité et veille à l’exécution des décisions prises au sein du comité de Gestion.
  • il représente l’association et dans cette mesure doit soumettre toute décision ou projet engageant l’association à l’approbation du comité de Gestion.
  • il veille à la stricte application du présent règlement.

Concernant le Vice-Président :

  • il coordonne les actions des commissions.
  • il assure avec le président, l’exécution des décisions prises au sein du comité de Gestion.
  • il remplace le président en cas de vacance

Concernant le Trésorier :

  • il tient les comptes de MADA OI.
  • il ne peut effectuer les paiements dont le montant dépasse le seuil de 150 € qu’avec l’accord du Président. Au delà de 150 euro  deux signatures (du trésorier et du Président) sont  obligatoires. Ce seuil est révisable chaque année. En cas d’absence du président, l’accord est donné par le comité de Gestion.
  • il présente la situation financière au début de chaque réunion du comité. En cas d’absence, le trésorier doit communiquer la situation financière au membre du comité auquel il donnera délégation pour le représenter.

Concernant le Secrétaire :

  • il doit retranscrire le plus fidèlement les délibérations des réunions du comité.
  • il doit être rigoureux, attentif et avoir l’esprit de synthèse.

Article 10: Modifications sur le règlement

Toute modification apportée à ce présent règlement intérieur sera soumise à l’approbation du Comité de Gestion.

Article 11 : Entités, hiérarchie et dépendance

A. ASSOCIATION

  1. Comité
  2. Membres

B. COMITE

  1. Bureau
  2. Commissions

C. BUREAU

  1. Président
  2. Vice-Président
  3. Secrétaire + Adjoint
  4. Trésorier + Adjoint

D. COMMISSIONS

  1. Vice-Président
  2. Chef de Commission

Article 12 : Fréquence des réunions

  • La réunion des Commissions est à la demande et par trimestre
  • La réunion  du Comité de Gestion est trimestrielle et à la demande
  • La réunion de l’Assemblée Générale est annuelle